Na e-mailove smo toliko već navikli da često ni ne primijetimo da radimo greške u pisanju. Čak i najpristojniji ljudi u mailu nekada ispadnu grubi ili nepromišljeni. Pisanje mailova zapravo je jedna fina umjetnost i nije lako za praznim ekranom namjestiti pravi ton, stav i izraz lica kao što biste to učinili u razgovoru uživo.
Poslati mail u pravom tonu je bitno jer ljudi prije reagiraju na način kako nešto govorite/pišete, nego što zapravo pričate. U virtualnoj poruci to se lako krivo protumači. Što je najbolje, većina pogrešaka koje napravimo u mailu mogu se izbjeći.
Evo pet stvari na koje trebate paziti:
Dodavanje više ljudi i odgovaranje svima
Staviti famozni "CC", odnosno poslati kopiju e-maila na hrpu ljudi je vjerojatno jedna od najiritantnijih stvari koje radimo. Još je gore ako na takav mail napravite "reply all".
Najbolja kontrola za dodavanje osoba u e-mail je da tome pristupite kao pozivanju na sastanak. Ako biste tu osobu pozvali na sastanak da uživo odradite poruke koje spominjete u tom e-mailu, onda je u redu da je i dodate kao "CC".
Umjesto "reply all" varijante bolje odgovorite pošiljatelju izravno, te tek naknadno ako je baš potrebno pošaljete odgovor svima u grupi.
Prekratki odgovor
Često se dogodi konflikt kada nastane neravnoteža između uloženog truda u početni e-mail i površnog odgovora. Kada se netko potrudi istaknuti bitne teme taj zasigurno očekuje i konkretan odgovor. Ako odgovorite samo sa "primljeno na znanje", ili "ok", to jednostavno nije dovoljno čak i ako ne mislite pritom umanjiti trud kolege.
Najbolji način za izbjeći ovaj nesporazum je da pojasnite svoju namjeru i situaciju. Ako ste u tom trenutku zauzeti i ne možete kvalitetno odgovoriti napišite to i smanjit ćete potencijalne tenzije.
Vrišteći "HITNO!" u naslovu e-maila
Kada u naslovu maila vidite ovakve vrišteće poruke to je kao da netko uopće ne cijeni osobu kojoj šalje e-mail. Takve poruke odmah daju negativan dojam.
Ako je vaš e-mail baš tako goruće hitan, bolje nazovite osobu i izravno riješite situaciju ili na neki drugi način van maila. Ako baš šaljete e-mail onda kreirajte pravi naslov e-maila koji će odmah biti jasan, ali ne trebate pritom "vikati" velikim slovima. Dovoljno je da vaš e-mail bude uočljiv primatelju.
Ribanje mailom
Slanje poruka kojima konstantno upozoravate druge da nešto rade krivo zna postati vrlo naporno za primati. Čak i ako želite uputiti konstruktivnu kritiku najbolje je da izbjegnete negativan ton. Neke riječi su pravi okidači negativnosti i mogu posve sabotirati smisao poruke. Bolje upotrijebite malo diplomacije i koristite fraze poput "Ubuduće nemoj na takav način slati izvještaj", ili "Sljedeći put kada šalješ izvještaj molim te napravi ovako...".
Kada baš trebate nekoga izribati, učinite to preko telefona ili još bolje uživo ako je to ikako moguće u tom trenutku.
Robotski pristup
E-mail prečesto shvatimo kao sredstvo za brzo obavljanje bilo čega, ali treba paziti da se ne ode u ekstreme. Lako možete ispasti poput nehumanog robota. Sigurno ne biste u nečiji ured ušetali bez pozdrava i samo kolegi na stol bacili izvještaj kao da nije tamo. Možda vam se čini učinkovitije da odmah odete u srž stvari, ali time ne ostavljate dobar dojam.
Ovu naviku možete lako korigirati, samo uzmite trenutak više i pozdravite osobu na početku maila. Dovoljno je da pokažete primatelju da ga/je smatrate ljudskom osobom i to je sve.
